Microsoft Dynamics 365 Business Central^TM ist eine ERP (Enterprice Resource Planning) Lösung für KMU. Früher bekannt als Navision und Dynamics NAV. Die Software bietet sehr umfangreiche Anwendung und elastische Lizenzierungsmöglichkeiten an, die hier zusammenfasst werden.

Mehr zur Geschichte von Business Central finden Sie hier: Von Navision bis Business Central

Eine angemessene D365BC Lizenzierungskonfiguration kann auf drei Ebenen gestaltet werden:

• Auswahl des Lizenzierungspfades
• Bestimmung der gewünschten Funktionalitäten
• Anpassung der Benutzerrechten

A. Lizenzierungspfad

D365 BC kann mit einem von zwei Lizenzmodellen lizenziert werden: Perpetual Licensing oder Subscription Licensing.

• Perpetual Licensing, die Software wird Ihnen mit permanenten Nutzungsrechten lizenziert. Die Anwendung kann in Ihrem Unternehmen intern installiert und von Ihnen verwaltet werden, kann aber auch von einem Partner auf Basis von Infrastructure as a Service [IaaS] gehostet werden.
• Subscription Licensing, die Software wird nur während einer Laufzeit gegen regelmäßige Zahlungen (monatlich) gesichert. In diesem Modell wird die ERP-Lösung von einem Partner als Software as a Service (SaaS) gehostet und verwaltet. Alternativ kann die Software auch in Ihrem Unternehmen installiert werden, vorausgesetzt, Ihr Business Central Partner behält die alleinige Kontrolle über die Anwendung.

In diesem Schritt muss entschieden werden, ob die Lizenz gekauft oder abonniert werden soll (Perpetual oder Subscription). Da bei beiden Optionen eine technische Entscheidung erlaubt is, wie die Software installiert wird (On-Premises oder Cloud-Basiert), stehen hier 4 Optionen zur Verfügung, die folgendermaßen zusammengefasst werden können:

B. Gewünschte Funktionalitäten

In zweitem Schritt wird es entschieden, welcher Funktionalbereich der Anwendung benutzt wird. Hier sind zwei Optionen möglich:

• Essentials - fast alle Anwendungsfunktionalitäten außer Produktion und Serviceauftrag-Verwaltung. Zu dieser Gruppe zählen insbesondere: Finanzverwaltung, Lagerverwaltung, Einkauf, Verkauf, Projektmanagement.
• Premium - alle Funktionalitäten des Essentials-Bereichs erweitert um zwei zusätzliche Blocks: Produktion (Fertigung) und Serviceauftrag-Verwaltung.

In den meisten Fällen wird die zweite Option für Produktionsunternehmen entscheidend. Bei anderen Unternehmensarten sollte der Essentials-Bereich ausreichend werden. Die detaillierte Informationen zu den Funktionen in beiden Optionen finden sich unter diesem Link: Business Central Funktionalitäten. Die blauen Kacheln sind für den Essensials-Bereich, die Roten für Premium.

C. Benutzerrechte

Benutzerrechte werden nach dem Lizenzierungspfad definiert:

• CALs - bei Perpetual-Lizenzierung (On-Premises) wird die Lizenzierung auf der Basis benannten Benutzers zugewiesen (Named Client Access Licenses (CALs), was bedeutet, jeder Benutzer benötigt eine separate Benutzerlizenz. "Named User" Lizenzen dürfen nicht zwischen verschiedenen Benutzer geteilt werden, aber der Benutzer kann über mehrere Geräte auf die Anwendung zugreifen.
• SALs - bei Subscription-Lizenzierung (Hosting) wird die Lizenzierung auf der Basis des User Subscription Access Licenses (SALs) Rechtes zugewiesen. Ähnlich wie bei CALs muss jedem einzelnen Benutzer, der auf die Anwendung zugreift, ein eindeutiges SAL-Lizenzrecht zugewiesen werden. SALs sind individuell und können nicht zwischen verschiedenen Benutzer geteilt werden.

Viel wichtigere Unterteilung wird nach Benutzerrechten definiert. Business Central On-Premises bietet zwei Arten von Benutzern:

• Full User, mit uneingeschränktem Zugriff auf alle Funktionen des lizenzierten Bereiches (Essentials oder Premium) in der gesamten ERP-Lösung.
• Additional User, mit eingeschränktem Zugriffsrecht im Vergleich zum Full User, insbesondere im Schreibbereich (der Benutzer kann meistens Transaktionen aus der Tabelle lesen ohne Recht, sie wegzuschreiben). Es gibt zwei Additional-User Benutzer:
  • Team Member ist für Benutzer vorgesehen, die nicht an eine bestimmte Funktion gebunden sind, aber benötigen allgemeinen Zugriff zur Anwendung, um z.B. Berichte ausführen oder Daten lesen zu können. Die Schreibrechte sind zwar möglich aber sehr eingeschränkt. Mit diesem Benutzerrecht wird z.B. möglich: einen neuen Debitor oder Kreditor erfassen, ein neues Angebot erstellen oder bestehende Angebote per E-Mail versenden.
  • Device - Zugriffsrechte werden zu einem Gerät gewährt. Jeder Benutzer kann ohne separate Benutzer-CAL Lizenz auf ein lizenziertes Gerät zugreifen. Diese Benutzerart ist sinnvoll, wenn die Geräte gemeinsam von vielen Mitarbeitern benutzt werden z. B. bei Schichtarbeit. Es wird oft in der Produktion oder Lagerverwaltung verwendet, z.B. bei Einlagerung oder Kommissionierung mit Scannern.

Lizenzkost selbst berechnen

Zu Ihrer Verfügung steht unser D365 BC Lizenzkonfigurator. Mit dem können Sie eine gewünschte Lizenzkonfiguration aufbauen und den Kost berechnen. Bei der Perpetual-Lizenzierung erhalten Sie zusätzlich von uns einen Gutschein im Wert von 20% der Lizenz, den im Nachhinein bei unseren Beratungs- oder Entwicklungs-Leistungen gutgeschrieben werden kann.

ERP Dynamics 365^TM Business Central Beratung & Entwicklung Konrad Buczkowski